Numa associação ou numa fundação, a continuidade dos conhecimentos é essencial para garantir a sustentabilidade das acções, a fidelidade à missão e a eficácia das equipas, apesar das mudanças de pessoal. Ao contrário das empresas tradicionais, as organizações de voluntariado apoiam-se muitas vezes em voluntários, membros empenhados ou colaboradores de curta duração, o que reforça a necessidade de organizar a transferência de conhecimentos.
A primeira solução consiste em documentar sistematicamente as acções, os procedimentos e os projectos. Trata-se de criar um repositório vivo de práticas: guias internos, descrições de funções, relatórios de eventos, actas de reuniões, etc. Estes documentos devem ser acessíveis, simples e regularmente actualizados. Estes documentos devem ser acessíveis, simples e actualizados regularmente.
A tutoria entre antigos e novos membros é uma alavanca poderosa, particularmente bem adaptada ao sector do voluntariado. O antigo membro transmite não só informações práticas, mas também o espírito, os valores e a cultura específica da organização. É uma forma eficaz de reduzir o tempo de adaptação e aumentar o empenhamento.
Podem também ser introduzidos rituais de passagem de testemunho: pares que saem e que entram, dias de passagem de testemunho, testemunhos em vídeo, etc. O objetivo é humanizar a passagem de testemunho e manter a continuidade emocional dos compromissos.
A utilização de ferramentas digitais simples (disco partilhado, wiki interno, plataforma de colaboração) permite centralizar a informação e evita a perda de dados durante as transições.
Por fim, é essencial promover os antigos alunos: incluí-los nos conselhos de administração, oferecer-lhes um papel de patrocinador, criar um círculo de associações de antigos alunos. Isto mantém uma ligação forte e favorece a reativação dos conhecimentos em qualquer altura.
Preservar o conhecimento no seio de uma associação significa assegurar a sua estabilidade, reforçar o seu impacto e respeitar a história colectiva que transporta.
